Standar Operasional Prosedur

Alkisah di akhir tahun 2013 kemarin, Bapak CEO dan beberapa petinggi perusahaan mengadakan rapat di sebuah hotel cukup mewah di Jogja. Rapat ini merupakan program kerja Internal Auditor Department, dalam rangka membenahi berbagai persoalan yang kerap muncul. Sebagai staf junior dan masih entry level, aku dan beberapa kawan juga didapuk untuk ikut dan mempersiapkan segala sesuatunya.

Seperti yang sudah-sudah, rapat seperti ini akan menjadi forum ngelantur dan kurang beresensi, apalagi jika sudah berhadapan pihak eksekutif dengan yudikatif.  Perusahaan ini cukup besar, tapi entah kenapa budaya organisasi dan praktek kerja di sini cukup bermasalah. Bagi karyawan di Finance & Accounting Dept pasti mafhum akan hal ini. Konon budaya dan adat ini adalah warisan, bersifat turun termurun, terstruktur dan semi-massif. Ada yang mengibaratkan ini adalah kanker, harus ada amputasi generasi untuk mencegahnya terus berlanjut.

Satu hal yang aneh dari sebuah perusahaan besar ini adalah ketiadaan standar operasional prosedur yang jelas di dalamnya. Untuk ukuran sebuah unit usaha yang membawahi ratusan entitas pencetak pendekar, perusahaan ini kurang kredibel.  Salah satu core business perusahaan ini adalah melakukan asistensi dan konsultasi terkait kualitas padepokan-padepokan di bawahnya. Ironis memang, di saat klien mereka berlomba-lomba untuk meningkatkan daya saing dan mengejar standarisasi ala ISO, manajemen dan dewan direksi di sini masih berpikir untuk sekedar menjalankan rutinitas.

Memang, beberapa tahun yang lalu sempat muncul wacana dari salah satu petinggi untuk mencari sertifikat ISO, supaya alur kerja dan sasaran yang ingin dicapai bisa dipetakan secara lebih baik, yang pada akhirnya akan meningkatkan performance. Sebuah usulan yang baik sekali, namun hanya sampai pada tataran wacana. Stupid tackling terjadi, lagi. Alhasil, usulan mental. Kenapa ? Alasan bodoh : “Untuk apa harus mengeluarkan dana puluhan bahkan ratusan juta hanya untuk selembar sertifikat. Kita bisa kok membuat SOP sendiri. Alangkah lebih menguntungkan jika dana itu dikonversikan ke dalam akun lain yang sejalan, namun uangnya tak perlu keluar dari perusahaan. “

Banyak dari jajaran manajemen yang resisten akan perubahan, entah apa yang ditakutkan mereka. Keberadaan SOP mungkin dianggap sebagai beban, membentengi mereka dari kenyamanan dengan perimeter-perimeter tak masuk akal yang mereka buat sendiri.

Kembali ke rapat itu tadi. Sangat bisa ditebak arah dan atmosfer di rentang waktu 2 hari di hotel itu. Argumen mbulet dan gagasan bodoh dengan intelektual-wrapping berseliweran. Dead-lock adalah adegan yang sering terjadi. Salah satu hal yang aku ingat dari proses itu adalah penunjukan salah seorang kawan untuk menyusun sebuah SOP terkait sebuah proses di bagian reimbursement section. Ada sebuah mandat dari Mr. CEO.

Sebenarnya, penugasan itu tak sepenuhnya didasari oleh kebutuhan dan pengakuan akan sebuah proses. Penugasan itu hanya muncul dari deadlocknya sebuah pembahasan tentang tak tertatanya perputaran kas di perusahaan. Banyak manajer dari departemen-departemen yang mengeluhkan ketidaksamaan perlakuan dan jatah dari Finance & Accounting Dept. Beberapa prioritas dan target menjadi tumpang tindih. Akhirnya dimintalah kawanku tadi, sebut saja Andreas, untuk mencari solusinya.

Bisa dibilang, penugasan itu setengah hati. Akan ada pihak yang berpotensi direpotkan (baca:dirugikan) dengan adanya SOP. Tapi, titah raja harus dilaksanakan. Andreas sih orangnya simple, tak butuh waktu lama baginya untuk mengerjakan tugas itu. Tak sampai satu bulan, draft SOP itu sudah dirampungkannya. Memang, masih jauh dari sempurna. Gambaran alur pekerjaan, otorisasi, standarisasi waktu, timeline dan targetnya cukup jelas. Meski masih banyak tantangan dan permasalahan, draft itu dia coba ajukan.

Pertama, draft dikirim kepada pimpinan Internal Auditor Department, untuk mengetahui apakah ada kekurangan dan mungkin potensi fraud. Dari sini muncul beberapa masukan, si Andreas mencoba memperbaiki dan menyempurnakan lagi. Setelah itu, draft diserahkan kepada head of department tempat dia bertugas. Harapannya sih bakalan diapprove. Baginya, tugas seperti ini adalah sebuah kesempatan untuk menunjukkan kinerja dan kreativitasnya.

Ditunggulah approval dari bosnya itu. Seminggu berlalu. Ah, mungkin memang masih butuh dipelajari lebih lanjut. Dua minggu, mungkin lagi didiskusikan dengan level atasnya. Satu bulan, dua bulan, setengah tahun berlalu. Barangkali draft itu masih menjadi bahan rapat dewan direksi. Sembilan bulan berlalu, ah barangkali mereka sedang sibuk dan belum sempat mereview lagi. Akhir tahun 2014. Ah, positif thinking aja, mungkin draft itu keselip di laci Pak Direktur. Ah, masa bodoh.

Awal tahun 2015, si Andreas sendiri sudah melupakan draftnya itu. Dia kembali terlena dengan pekerjaannya, rutinitas klerikal yang tak berubah. Sama seperti tak berubahnya perusahaan itu, kecuali bahwa di tahun itu sidik jari menjadi begitu penting untuk mencairkan “santunan keberadaan”. Ya, bahwa mereka itu “ada” adalah bukti mereka punya hak atas insentif itu.

Maka, benarlah perkiraanku, bahwa penugasan SOP itu bersifat setengah hati. Bahkan Pak CEO saja mungkin sudah lupa, dan beliau sama sekali tidak pernah menagih kepada Andreas. Juga semua jajaran manajemen, barangkali mereka telah terlarut dalam tanggung jawabnya masing-masing, dan melupakan mandat di akhir tahun 2013 itu. Mungkin perusahaan ini sudah merasa nyaman dengan proses kerjanya.

Entahlah, mungkin sebenarnya banyak pemikiran-pemikiran baik dan kreatif dari para staf bawahan di sini, namun tergerus oleh fakta bahwa status quo ini lebih menentramkan. Setidaknya tak akan mengancam mereka. Tak akan ada perimeter yang membatasi kerja mereka. Yang penting target perusahaan tercapai, proyeksi profit tercapai, neraca perusahaan (dan pribadi) yang surplus, L/R yang baik, sehingga bisa dengan bangga menyetorkan laporan keuangan kepada masyarakat.

Pagi tadi tiba-tiba si Andreas uring-uringan. Mendadak si bos memintanya mengisi sebuah tabel aneh yang diberi judul “Standar Operasional Prosedur”. Baginya, itu adalah sebuah tabel tak masuk akal, yang jauh lebih jelek daripada draft yang pernah ia susun setahun yang lalu. Hmmm.. Orang-orang ini lebih suka berjalan mundur rupanya.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s